Per evitare che i propri messaggi vengano respinti è necessario che ogni intervento rispetti alcune semplici regole di buona convivenza. Il non rispetto delle regole comporta innanzitutto la non accettazione del messaggio e nei casi più gravi l’espulsione dalla mailing list, su decisione insindacabile degli amministratori.

N.B. L'accettazione di un messaggio da parte dei moderatori non ne implica l'accettazione del punto di vista da parte dei moderatori stessi. L'unico responsabile, morale e legale, dei contenuti è l'autore stesso.

Per quanto possibile i moderatori cercheranno di motivare con gli autori la non accettazione di alcuni messaggi, ma non è un loro dovere, come non è un dovere l'accettazione di un messaggio entro un tempo stabilito. Anche i moderatori sono uomini, impegnati e fallibili, e soprattutto volontari!

Ecco comunque alcuni principi generali a cui attenersi:

1. Evitare ogni tipo di insulto personale
Le offese e le cadute di tono non generano mai discussioni interessanti, ma solo reazioni risentite, e allontanano dalle discussioni utili. Questo non vuol dire che si debba sempre essere tutti d'accordo, la lista sarebbe noiosa,ma che il fatto che qualcuno abbia un'opinione diversa dalla nostra non rappresenta per forza un insulto alla nostra persona, e reagire con tono eccessivamente polemico mette senz’altro chi scrive dalla parte del torto.

2. Puntare sulla qualità, non sulla quantità
Musei-it da sempre punta sulla qualità dei messaggi più che non sulla quantità. Meglio scrivere pochi messaggi densi di contenuto che intervenire su tutto a sproposito. Si verrà apprezzati maggiormente dagli altri utenti.

3. Evitare gli attach
Il server di lista di musei-it non spedisce attach. Per questo è necessario evitare ogni attach sia interno che esterno al messaggio. Per diffondere un documento, lo si deve pubblicare sul web e diffonderne in lista solo l’indirizzo (modalità preferibile), oppure lo si può spedire all’indirizzo personale di chi ne fa richiesta.

4. Evitare gli Off-Topic
Gli Off-Topic (OT in inglese) sono tutti quegli interventi che non riguardano direttamente o indirettamente il tema della mailing list. Bisogna ricordarsi infatti che gli utenti si iscrivono ad una mailing list per ricevere informazioni su quel tema, non su altri. Negli Off Topic rientrano senz’altro le pubblicità, gli spam e le catene di S.Antonio.

5. Essere sintetici
Anche se i temi culturali spesso sono complessi e a volte necessitano di una articolazione degli interventi, pure è sempre meglio avere come obbiettivo una certa sinteticità, che rende il messaggio più efficace.

6. Quotare solo ciò che serve
Il "quoting" (dall'inglese to quote, citare) consiste nella citazione del messaggio cui si risponde. Ciò per favorire la comprensione dell'argomento trattato. E' una preziosa opzione disponibile su praticamente tutti i client di posta elettronica e che si attiva automaticamente rispondendo all'autore (funzioni "reply" o "rispondi all'autore"). La email di risposta conterrà, quanto meno, il testo cui si risponde contrassegnato, appunto, da virgolette normalmente di questo tipo >. La mail sarà pertanto editabile come al solito. La stessa caratteristica è disponibile per gli inoltri. Ma è sempre da evitare, per ovvie ragioni di privacy, la citazione e l'inoltro di brani tratti da messaggi di terzi. Per farlo occorrerà garantirsi il consenso dell'autore originale. In generale, una buona regola è quella di limitare il quoting al minimo indispensabile, tagliando i passi cui non si replica. Ne godrà la dimensione del messaggio, ma, sicuramente, anche la sua leggibilità.

7. Evitare di scrivere alla mailing list per:
+ problemi tecnici personali (es. non ricevo le mail, come cancellarmi, ecc.). Per questo utilizzate i moduli sul sito o contattate direttamente l'owner, il cui indirizzo appare in clace ai messaggi.

+ messaggi personali (risposte specifiche, accordi, ecc.). In generale prima di scrivere un messaggio chiedersi se è di interesse generale oppure no. Una segnalazione di un documento lo è, un messaggio tipo “perché non ci troviamo in quel luogo io e te?” no;

+ diffondere dati personali propri, o di terzi. In ogni caso gli amministratori non sono responsabili del contenuto dei messaggi, solo l’autore del messaggio lo è.